beexie 2008-1-21 17:07
[转帖]如何提升你的效率
你是否觉得时间不够用？
是否觉得好像总有太多工作要做？
是否希望有更多的时间来做你想做的事情？
是否需要经常加班到很晚甚至还要利用周末来做上班时间无法完成的事？
是否总因为面临连续不断的危机而无暇专注于你的人生或事业的长期发展目标？
是否希望，花费同样的时间和精力取得更好的成绩？
我们很多人都或多或少地被这些“是否”纠缠着，这说明，我们需要马上改进自己的工作方法了。有人曾经问一个非常富有的成功人士什么是他成功的秘诀，他只重复两个字：“细节、细节”。
事业的成功源于对点滴细节的专注，让我们现在就来找回那些曾被我们忽略的细节：
一 立即就做
时间管理的误区：有时间管理方面的专家告诉我们，应该忽视所有要求我们立即就做的事务，包括电话。不要被动地对周围的情况做出反应，而应按事务的轻重缓急进行组织和排序，把不重要或不紧急的事推后，集中精力去做那些“最重要”、“最紧急”或“最优先”的事，这样就能把握住自己的生活节奏。
做计划、设目标、分清先后顺序都有一定的意义。但很多时候，我们排列先后顺序时不能关注到所有的事情。那些“不太重要”的事被“更重要”的所遮盖了，最终，“不太重要”的事烂在那里了。毫无疑问，当它们开始发出臭味的时候，就变成了“最重要”的事。谁负责收拾这个烂摊子？当然是你，并且要立刻！
改进个人工作效率的第一准则：现在就动手，立即就做能使你更有条理，使你能更好地控制你的工作时间、地点和方式。“立即就做”是个人效率提升系统的首要原则。当你第一次接触或读到什么东西的时候，就开始着手去做。做那些你能够做也应该做，却没有做的事情，当你第一次接触那些每天都要接触的文件和邮件时就动手处理，你将会节省大量的时间（并摆脱这些文件）。只要马上动手，你就会惊奇地发现，其实这并不需要多少时间，却能使你产生很大的成就感。
养成果断的工作习惯：成功的人都花很少的时间作决定，但是会花很长的时间来改变一个决定。很多人都不敢果断。因为你作了决定，就得接受所有的后果。如果你有优柔寡断的缺点，有个很简单的方法可以使你摆脱困境：只要设想一下你所做的决定可能产生的最坏的后果，然后问一下自己能不能接受这样的后果，如果答案是肯定的，那么就去做吧。你不可能在任何时候都对自己的行为有１００％的把握。
养成“立即就做”的工作习惯：人都是依赖于习惯的生物，有些习惯和例行公事是好的，如“立即就做”的工作习惯，一旦你养成了这个习惯，你就会发现自己过人的工作效率。
开始行动：处理你桌上或工作地盘附近所有的大小纸张，确定每份文件是什么以及该怎样完成它，把该做的做完，然后让它离开你的视线。
清查所有你保存的电子邮件、传真和其它信息，一件一件去完成这它们。如果有耗费时间的工作，就把它记在日程表上，找一个适当的时间来做它。决定哪些是应该做的、哪些是必须做的，尽量把能做的都做完。如果你遇到障碍，灵活一点，问自己：“有没有其他的方式去做？”如果你决定把工作委托或交付给别人，别忘了继续关注。
二 立即整理
混乱从哪里产生？——罪魁祸首就是纸张。曾有人推测无纸化办公将使办公室不再乱纸成灾，但这种愿望但尚未成真。我们的桌上仍然时常堆满了我们暂时用不到或已经过期的纸张，从而让我们的桌面显得很零乱。
有些人认为混乱是合理的，也有些人认为具有创造力和艺术气质的人天生如此，有些人担心如果没有一些实际的东西摆在他们的桌上或在视野内张贴便条，他们就会忘记该办的事情。
这些也是造成混乱的原因。我有一个建议：安排一个地方放其它东西，办公桌上只放你正在做的工作，使用一个良好的工作日历系统，它会在你需要做另一项工作的时候提醒你。
从基础开始：在一个把车轮安装到汽车上的生产线中，如果一个工人不得不每次弯腰拿起一件很重的工具，就需要重新设计这项工艺流程：可能工人需要一种杠杆装置来安装轮胎以减少时间和节省体力。同理，如果你每次打电话都为相同的几页纸或电话簿乱翻一气，你就需要改变做法。最简单的办法就是“立即就做”。
先来检查一下我们正在使用的“三层文件筐”，它们分别是收进、待办、发出的当日文件吗？再来检查一下我们的办公用品：我们每天都要用到的订书机、笔、胶带、名片夹等等工具是否都已经准备齐全？
文档系统：为了更好地处理文件工作，你必须按使用频率整理你的文件和文档。使用频率高的放在你伸手能及的范围内。
创建一个涵盖你全部工作的文档结构是至关重要的。当你创立了这个构架，你就轻松知道该把文件放在哪里，当你需要它时去哪里找它。
下面这些问题将为你建立自己的保存文档系统提供指南：
你有部门文档系统吗？有公司文档系统吗？
谁负责文档的管理？有文档索引吗？
提取文档的程序？当你有需要时，你相信这些提取出来的文档吗？
beexie 2008-1-21 17:07
三 按常规做事
人的本质就是重复性地做事。
——亚里士多德
系统地安排你的时间表和工作，利用好大块的时间分批处理你的工作，一次性处理好邮件和便条之类的东西，抛开价值不大的信息，并争取从一开始就不接触它们。不要让那些消耗时间又没有必要做的事情来干扰你。
做一个时间日志：我们必须知道自己的时间都用在了哪里，否则就不能掌控自己的时间了。也许我们都以为自己知道时间用在了哪里，但实际上大部分人都不知道。做时间日志的目的就是为了能精确的说明你怎样利用时间。
有人作过实验，让那些为自己良好的记忆而自豪的管理者们把他们怎样使用时间的推测给记录下来，然后把这些记录放几周或几个月。在这期间，管理者们对自己实际使用时间的情况也做了记录。结果，这些人预想的自己使用时间的状况和实际的记录总是相差很多。
在你处理事情的时候，可以记下来做的是什么事，所花的时间，涉及到的人等等。在做了两周的记录之后，可以做一下汇总，这样你就会相当清楚你的时间都用在了哪里，也就能看出你在哪些方面有浪费和低效。
处理电子邮件的简便办法：写邮件时，在标题栏中明确地阐述主题；在邮件开头就大致说清楚这封邮件的目的；每一封邮件只说一个主题；只给那些需要了解信息的人发送或回复邮件；在邮件正文后面粘贴内容，而不要总使用附件；如果对已有的邮件文档进行修改或补充，改动的内容应该使用粗体字，以方便收件人辨认；如果有人需要对文件进行修改或评论，应在评论前附上原文；在你阅读邮件正文之前看看标题或主题栏，以决定你是要阅读全文还是只看个大概，或者干脆就在当时把它删除。
更有效的会议：调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是居于首位，因为会议通常都没有很好的组织和召开。
每次会前应说明会议的目的，并将有用的信息公之于众，以便于在实际的会议时间里讨论怎样解决新问题，并形成建议。
不能让说话最多的人控制会议，或让会无休止地拖延下去。会议的结果是要做出决议、分派工作，每项决定都应该说明要做什么、由谁去做、何时完成。会后要迅速分发会议备忘录。
四 立即做计划
计划的目的：对你需要做什么有一个清晰的想法，并在头脑中形成清楚的图像。因为没有这个想法的指引，你就没法行动。
做计划的原则：首先分清任务的轻重缓急，然后分配时间，然后有条不紊地去实施。
日计划：每天花些时间做好工作计划是非常重要的，一些人喜欢在下班前做计划，一些人愿意在早上，还没有其他事情来干扰的时候做计划。不管选择什么时间做计划，你都可以使用你的日程表把每天的任务记录下来。
项目计划：这是为你的每一个工作目标建立故事脚本的过程。每个目标都应该有项目计划，这是由具体行动在脑海中所形成的一套清晰的画面，你需要靠这些具体行动使自己一步一步实现目标。
你可以用以下标准去判断你要做的工作是否符合项目计划的范畴：它很复杂；看起来很困难；要涉及几个工作人员；是一项新的工作；有重要的截止日期；在处理时可能要应对变化的局面。
预料之外的，未经计划的工作：回顾你的时间日程表，看看你有多少时间被预料外的、未经计划的工作所占据。这其中有些可能是受上司影响而花掉的时间，因为你的一些上级总是在一天（或一周，或一个月）中最不合时宜的时候把任务指派给你。有些可能只是没预料到的工作需要你去处理，占用你本来打算做其他事情的时间。不管什么原因，你每天和每周中至少有一部分时间要花在这样的工作上，这是不可避免的。
五 后续追踪并持续完成
时间日志：将你要做的所有小任务集中到一个记事簿中就可以减少纸张散落在你办公桌上的惨状。这是一个有用的提醒工具，当你突然记起某件你要做的事并想记下它时，你就可以用到它。同事也许在口头上要求你确定某事情，给他们回复，时间日志让你可以将这个请求记下来，这也是后续追踪的一个方法。
后续追踪与授权：授权在很大程度上决定了你作为决策者或主管的效率。你工作的质量也取决于你正确授权的能力。正确的授权使你能有效地后续追踪和继续完成。在尝试着处理你并不擅长的事情时，你可能会浪费大量时间，正确地授权给具备相应技能的合适人选是最重要的管理能力。
那么现在你该明白了，如何有效地提升你的工作绩效